资产盘点太慢太乱？这4招教你轻松搞定

从事财务工作或者资产管理相关工作的朋友们, 定然全都领会那种痛苦, 每当到了年末之际或者季度末尾之时, 面对着堆满整个仓库的纷繁设备, 以及零散放置于各个办公室的电脑桌椅, 那种自头顶发丝一直凉到脚后跟的感受, 真的是谁亲身经历过谁才能够知晓, 传统运用的“人海战术”再加上依靠手工操作的Excel表格, 不但耗费大量时间与精力, 而且还极易出现差错, 甚至会致使出现账目与实际情况不符的难堪状况, 实际上, 提升固定资产盘点效率的切实可行办法并非那般高深莫测, 其关键核心就在于将繁杂的事务予以化简, 把重复性的运作实现自动化。我们并非要去追逐臻美且毫无瑕疵堪称绝妙的理论模版, 仅求取寻觅那些切实能够在实际中得以施行、能够节省时间的土办法以及新颖的工具, 借此令盘点从一场充斥着诸多问题令人恐惧的噩梦摇身转变成为一次如同日常定期健康检查般的常规体检。

怎么快速准确盘点固定资产

不少团队效率欠佳的缘由, 在于仍依靠纸质标签以及肉眼辨认。一张纸粘贴上去, 数年之后模糊难辨, 扫码枪都无法扫描出来, 只能通过人工去核对编号, 这无疑是效率的杀手。当下的技术已能全然解决此问题, 比如引入RFID射频识别技术，或者起码升级为二维码与移动端的模式。员工手持手机APP, 走到设备跟前扫描一下, 位置、状态、责任人即刻上传至云端。江湖卫士这类专业的资产管理平台, 能够提供这样的底层支持, 它们并非只是单纯记录数据, 而是运用技术方面的手段去减少人为的干预。当你能够进行批量扫描, 并且实时同步数据时, 盘点的速度起码提升三倍, 并且准确率近乎达到百分之百, 别小瞧这一步骤, 它直接削减了后期核对差异的庞大工作量。

除去技术方面升级之外, 分类的策略也是相当关键。别企图一次性毫无遗漏地把所有资产都彻彻底底查得明明白白, 因为那会是贪多而难以消化的。运用ABC分类法, 其中, A类推定为高价值核心设备, 对此必须一项一项地精细盘点；B类属于中等价值物品, 能够进行抽样检查；C类是低值易耗品，像普通的文件夹、垃圾桶这类, 完好可以依据批次或者总额加以核实。这样一种抓大放小的策略, 能促使你的精力聚焦于关键之处。与此同时, 构建日常的动态维护体制, 资产若有变动要即时录入, 以防年底突然无端多出几台不知从哪里冒出来的电脑。平时多流汗，战时少流血，这才是高效盘点的底层逻辑。

如何避免盘点中的常见错误

在盘点期间, 最令人头疼的并非是速度慢，而是状况杂乱。账目上面存在着相关记录, 然而实际物品却不存在；又或者实际物品是有的, 可是在系统之中却找寻不到。这样的差异常常是源自于流程的不规范所造成的。许多公司欠缺严格的出入库管理举措, 员工把设备借走的时候不按照流程行事, 归还以后也不进行销账操作, 从而致使数据始终滞后。解决该问题的关键之处在于“责任落实到具体的人”以及“流程形成闭环”。每一台设备都需要有清晰明确的责任主体, 哪怕是处于公共区域的打印机, 同样要指定某一个部门或者专门的人来充当虚拟责任人。依规按周期启动自我检查任务, 促使员工自行去确认其名下资产的当下状况, 由系统自动开展异常项目的比对核查, 财务仅需对异常部分进行再次审核。

另外, 要提前就排除盘算环境的干扰因素, 像在盘点服务器机房之际, 得确保网络做到畅通, 设备处于可以被读取的状态, 在盘点办公区的时段, 最好是避开员工忙碌的时间段, 又或者提前去通知大家整理好了桌面, 把闲置的资产集中放置起来, 这般看上去琐碎的细节, 事实上无比大地影响了盘点是的流畅度, 不要等现场人员乱了阵脚才想着去补救, 提升固定资产盘点效率的实用办法常常藏在这些前期做出的准备过程里。借助预盘点、模拟盘点这类方式, 预先发觉潜在问题并予以解决, 这样正式盘点之时便能顺利完成。要牢记, 效率并非依靠加班赶制得出的, 而是凭借科学的规划以及工具的运用获取的。