固定资产去哪儿了？三个方法让每一件资产清清楚楚

固定资产去向不明, 是企业普遍会头疼的一个情形。诸如办公电脑、生产设备, 还有实验仪器, 只要是数量变多了、自身流动性增强后, 就极易出现那种“账面上存在、库房里却没有实物”的状况。而这背后通常是管理制度不完善、流程不封闭完整、责任归属分不清, 致使资产于领用、调拨、借用、报废等环节里“失去联系”。想要解决这一问题, 并非仅仅依靠人去盯着人就行, 而是得从流程、工具和责任这三个层面构建起一套系统化的管控体系。

固定资产为什么总是对不上账

不少公司存在资产与账目不符的状况, 其关键缘由并非员工存心遗失, 而是流程尚未完结, 举个例子, 员工离职之际, 设备未依照规定归还, 部门之间进行资产调拨时, 仅作口头交接, 未于系统内更新归属, 另外那些被借出的设备, 时日一久便无人记起。诸如此类问题不断累积下来之后, 账面上所呈现的资产数量与实际存放的资产便出现了极大差异。

进一步来讲, 多令人困扰的情况是, 资产的那种“移动”常常是不存在记录的。比如说, 有一台笔记本电脑, 它今天处于A部门, 然而明天就被B部门拿去使用了, 而后天又转移到了C部门, 要是不存在固定的责任人去进行跟踪, 那么几个月之后就不会有人清楚它究竟在什么地方。并且, 还得加上部分公司仍旧是凭借Excel进行手工记账, 这就导致更新不及时, 信息无法共享, 数据滞后的问题堪称极其严重。

欲处理这些难题, 重点在于使资产的每一回流动皆有迹可寻, 而非依赖事后盘点去“碰运气”。江湖卫士这般的资产管理系统能够协助企业于资产借出之时、调拨之际、领用之时自动予以记录,进而形成完备的资产轨迹。

怎么彻底解决固定资产去向不明

处置去向不明的情况, 不能仅仅依赖一次如大扫除般的清查, 而是需要将日常管理的动作予以固化, 使其稳定下来。最为有效的办法是为每一件资产贴上独一无二的标识, 诸如二维码或者RFID标签。通过扫描这个码, 便能够查看资产的归属之人以及存放的位置, 还有使用的状态, 并且还能够一键发起交接、维修或者报废的申请。如此这般, 资产的每一段历史都会清晰明了, 毫无模糊之处。

仅有标识是不足够的, 得构建一个能实时更新的资产台账才行。资产的新增、变动以及处置, 都需于系统内达成审批, 不可“先斩后奏”。就如员工若要借用一台投影仪, 必须先向系统提交申请, 经审批通过之后方可取用, 系统会自行记录借出时间与预计归还时间。到期未归还时, 系统还能够自动进行提醒, 以防止遗忘。

要将资产管理与员工考核相挂钩, 每一件资产都得有清晰明确的责任人, 不管是部门负责人, 还是具体的使用人员。当员工离职的时候, 必须完成资产交接的确认工作, 不然就没办法办理离职手续。如此一来, 能够反向促使员工主动管理好自己名下的资产, 减少随意丢弃放置或者私自占用资产的现象发生。

处理固定资产去向不明的状况, 实际上是在处理管理习惯方面的问题。并非购买一套软件就能一劳永逸, 而是要构建起流程, 明确划分责任, 恰当运用工具。当每一件资产均有人负责管理, 每一步操作都存有记录, 每一次变动都能够被追溯, 固定资产便再也不会“凭空消失”了。小至一台打印机, 大到一条生产线, 皆能处于你可掌控的范围之内。