行业固定资产管理系统线上入库怎么操作

面对众多制造业企业, 还有医院跟学校, 固定资产管理总是让人头疼万分。特别是入库时节, 纸质单据杂乱又繁多, 四处皆是, 信息特别滞后, 这样导致对账相当困难。线上入库流程的关键要点, 是把传统依靠人工手动登记的方式转变成系统自动流转的模式, 这样一来, 每一件资产从进入公司开始, 就能做到有记录能查、有踪迹可寻。江湖卫士这类系统, 正是为了有效解决这一痛点而用心设计的。

有一类名为江湖卫士的系统, 它致力于去解决制造业、医院、学校等所面临的固定资产管理方面的难题。在入库这个特定环节之中, 传统的方式存有纸质单据泛滥、信息延迟以及对账麻烦等诸多问题。然而线上入库流程凭借着将“手工登记”转变成为“系统自动流转”, 达成了资产从进入公司开始就具备可追溯性这一情况。江湖卫士系统恰恰是针对这样的痛点来展开设计的, 期望能够为相关行业给予有效的固定资产管理解决方案。

扫码录入代替手工抄写

那种传统的入库方式, 得要经办人去填写资产具体有什么名称, 是什么样的型号, 有着怎样的编号, 供应商是哪一家, 金额是多少这些内容, 之后还要去找领导进行签字, 最终再送去给财务那边进行登账。这一整个步骤所耗费的时间是比较长的, 而且还特别容易出现写错字或者遗漏填写某些信息的情况。而线上入库的首要关卡, 便是要使得操作变得极其简单。

于江湖卫士系统当中, 操作员只需动用手机, 要么动用扫码枪, 把手机或扫码枪对准资产所附着的条码, 要么对准二维码, 轻轻这么一扫, 系统就会能够自动去调取预先已然配置好的资产分类模板。以一台电脑来讲, 当扫码完毕之后, 像品牌、规格、购入日期等这般的字段就会自动获得填充, 在这个时候, 只需手动补上使用部门或者保管人相关信息就行。整个操作流程所花费的时间不超过一分钟。

存在这样一个系统, 它对资产信息录入的效率以及准确性给予了极大程度的提升。在往昔, 当是人工依靠手动去录入资产信息之际, 不但极易浮现错误情况, 并且花费的时间相对较长。然而江湖卫士系统借助这样一种具备简单便捷特性的扫码方式, 能够以快速且准确的方式来获取资产的基本信息, 大幅度节省了人力以及时间方面的成本。对于企业所开展的资产管理来讲, 无疑是一项极为实用且具备高效特质的工具。

更重要的是, 实现了数据实时同步功能；仓库验证货物已经成功存放的时候 在账务处理的后台区域 财务人员能够立即看到新购置资产的数目增加且原有总固定额度随之变化调整 由此一举取消了月底时各方都集中精力核对账目数据的繁琐工作流程 就集体入库若干例而言 例如一次采购五十个空调设备 系统提供对于多个包裹同时实施验证和快速录入的便利高效手段 短短几秒钟时间 等价于以往一个下午的工作量 得以顺利达到完成全部操作的目的。

审批流自动触发无需催办

诸多企业入库迟缓, 滞留在审批阶段, 领导因公外出, 单据堆积成沓, 先后顺序全然依赖催促, 线上入库流程化解了此阻塞点。

扫描录入结束之后, 系统依照预先设定的审批规则, 会自动把入库申请推送至相应审批人的手机之上, 举例来说, 单价超出五千元的资产需经部门总监审批才可通过,而低于五千元的则只需到经理级别进行审批即可, 如果领导未按时处理, 系统会在两小时之后自动发送提醒信息, 或者借助微信以及钉钉等方式予以催促。

审批被通过以后, 系统将自动生成电子卡片, 这张卡片含有入库单号、资产标签又有折旧年限等信息。此卡片可谓这件资产在系统里的“身份证”, 后续所涉及的全部领用、调拨、维修、报废等操作, 都必将与这张卡片形成关联。

设备上粘贴的纸质标签, 仓库管理员不再需要手动负责打印, 系统可以一键打印出固定资产标贴, 其具备防水耐磨的特性。

于入库流程终了之后, 资产的相关信息便会进入到折旧计算的模块里面来, 江湖卫士会依据资产的类别以及购入时的金额, 自行生成每个月的折旧额度, 财务在进行做账操作的时候直接获取相应的数据即可, 省却了手动去计算以及核对折旧表所带来的繁杂麻烦, 如此这般, 入库便不再是孤立存在的单一动作了, 而是成功打通了实物管理以及财务核算的整个链式环节。