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RFID档案管理系统-RFID智慧档案管理

日期:2022.07.21     作者:江湖卫士

1. 项目背景

1.1面向对象

江湖卫士智慧档案管理系统是依托互云计算、大数据、RFID技术、数据库技术、AI、视频分析技术对档案进行统一管理、分析的信息化、智能化、规范化的系统。

近年来,我国档案事业取得了长足的发展,随着档案事业规模的扩大,档案数量也逐日增多,种类日趋多样化,信息量迅速膨胀。档案馆管理的信息化迫切需要一种更先进、更完善的自动化管理系统解决方案。在这种背景下基于射频识技术(简称RFID)的档案管理系统便应运而生。

RFID档案管理系统是以先进的RFID技术为基础,结合数据库技术、面向对象开发技术、信号处理、微弱信号检测等技术,构建的实体档案信息管理系统,实现了实体档案的数字化管理和流通环节管理、档案仓库管理、提高了档案馆对档案全部业务流程的精确监控管理。

1.2档案馆需求与建设目标

江湖卫士RFID档案管理系统是以先进的RFID技术为基础,结合数据库技术、面向对象开发技术、信号处理、微弱信号检测等技术,构建的实体档案信息管理系统,实现了实体档案的数字化管理和流通环节管理、档案仓库管理、提高了档案馆对档案全部业务流程的精确监控管理。

本系统采用B/S架构,通过浏览器方式登录,通过仓库盘点,依靠该系统实现档案实体清点和排架的信息化管理。不仅能掌握准确的档案数量,更能掌握档案类别和实时位置信息,从而提高档案库房管理的效率。

通过对档案密集架层格及粘贴有RFID标签的档案资料的扫描,可以对档案进行架位信息采集、档案地址信息的采集,帮助排架、查找和统计特定的档案资料等。档案架的架位信息与档案馆仓库架位分布图融合后,可以建立出详细的档案架分布地址数据模型图,为日常档案管理提供快捷的人机界面。

通过网上办理借阅、归还业务提高档案馆业务办理速度。借阅大厅开设自动查询服务(查询机)、仓库管理员装配移动手持机提高寻找档案的效率。

档案管理系统的应用是RFID多项技术的综合应用,应用智能档案架为查阅档案管理者提供方便,也为提高档案管理效率、减少档案馆管理成本提供了更加高效的途径。

智能化库房实管理系统现对库房进行综合性、智能化管理过程。系统可与原有馆藏档案系统实现无缝衔接,并对库房进行模拟和综合管理功能。对档案实体采用RFID技术对档案实体进行智能化管理。

2. 系统整体思路

2.1系统应用架构


管仓库2.0.png

江湖卫士系统应用架构分为三个逻辑层次:采集层、应用层、展现层。

· 采集层:读写器(RFID通道、一体式读写器、手持机等)读取电子标签数据,然后通过网络或其他方式传输至服务器。

· 应用层:在应用层实现RFID档案管理应用功能,包括标签管理、入馆管理、出馆管理、查阅管理、盘点管理、统计分析、扩展应用等。

· 展现层:用户可以通过PC终端、手持机、显示屏等方式登录系统。

2.2电子标签方案

本方案中江湖卫士主要推荐使用稻源生产的RFID档案标签,采用Label,敏感度良好, 广泛应用于图书、档案、物流等行业。

2.2.1标签信息设定

档案标签上储存的信息项包括:档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、入库时间、保存期限、档案内容摘要等。

库位标签上储存的信息项包括:储位类型、储位编号、存放的档案编号区间及数量。

2.2.2标签的制作

标签的制作建议采用Label,可以在上面打印信息,贴在客户要求的位置。

2.2.3标签安装

在档案标签中,将电子标签封成卡状或不干胶纸质,贴于每个档案盒或档案文件上。档案盒采用塑料或纸质材质,利于RFID标签的粘贴与取下,同时盒体不易损伤可循环使用从而降低储存成本。考虑到防湿、防潮需求,可在盒内放置少量干燥剂。

3. 项目设计原则

本次江湖卫士RFID智慧档案管理系统建设,在符合开发要求定义的基础上,还要为系统的进一步发展和扩充留有充足的空间。设计中需要考虑食品安全溯源等其他发展,进行统一规划和设计。由于本次项目建设以业务、数据为核心,设计原则具体如下:

· 满足业务/管理需求原则

从实际需求出发,遵循业务/管理应用为主导优先原则,客户最需要的业务数据为基础,以实现食品安全溯源需求为目标。

· 统一规划、标准规范

系统建设应采用“统一规划、分步实施、统一标准、降低风险”的策略。在遵循管理规范的前提下,事先进行总体规划设食品安全溯源系统设计和标准体系建设,分步进行建设。 总体规划方案的设计要从简单实用角度出发,遵循一体化原则,减少系统复杂性。

· 成熟先进

在保证成熟性、实用性、可靠性的前提下,系统建设在设计思想和实现技术两方面都必须坚持先进性原则。

· 安全可靠原则

系统建设必须具有高安全性和高可靠性。要采用严格完善的安全措施,从网络、系统、应用、用户、数据等方面确保业务系统的可靠性和保密性,服务质量和信息安全是 IT 规划、设计、建设方案的根本。必须考虑建立统一完善的安全标准、安全技术措施、安全管理制度,制定明确的数据分类保护等级规范, 建立统一的用户管理和访问控制机制。

· 易维护与扩展原则

系统应该具备安装方便、配置方便、使用方便等特点。系统整体构架灵活,应提供简单的维护工具,以满足功能扩充的要求;同时,要能与其它信息系统有机结合,协同工作。

以上几点相互关联,相辅相成,构成了本次项目建设构成了的总体指导原则。

4. 业务功能介绍

江湖卫士RFID智慧档案管理系统主要有如下功能:

标签初始化

标签在入库之前让专人发卡,给货物贴标签,标签的信息包括档案的种类、型号、出厂日期等信息。

电子标签初始化主要完成档案信息和电子标签的绑定,写入电子标签编码(EPC),打印电子标签信息,绑定标签与档案,验证电子标签等流通前的基础工作。系统提供便捷的修改功能,可对电子标签信息进行修改,并将修改情况记录在系统中,同时还提供标签修改功能。

出入库管理

要实现无缝衔接,实现对档案出入库的自动记录,包括自动登记档案的出入库时间、经手人等情况,便于及时了解档案出入库的情况信息。

档案上架

档案上架是模拟档案实体上架的功能,要求通过档案上架操作自动生成档案的存放地址,实现档案实体与档案数据的自动关联。可自动对档案进行批量上架,包含档案存放在哪号库房、哪个密集架或者哪层上,上架后自动生成档案的存放位置索引。

档案移架

存放在库房中的档案,根据接收和鉴定情况,定期需要对其位置进行调整,档案调整包含库房间调整、密集架间调整、列间调整、同列内调整和同排内调整。

(1)库房间调整:

要具有对档案从A库房调整至B库房的功能,调整后,存放位置索引即更新到新库房的密集架底下,从而实现对档案的库间调整。

(2)密集架间调整:

要具有对A密集架调整至B密集架,调整后,存放位置索引即更新到新的密集架底下,从而实现对档案的密集架间调整。

(3)同列内调整:

要具备对同一个列内部的从A排调整至B排,调整后,存放位置索引即更新到新的排架底下,从而实现对档案的同列内调整。

 

(4)列间调整:

要具有对同一个密集架内部的从A列调整至B列,调整后,存放位置索引即更新到新列底下,从而实现对档案的列间调整。


(5)同排调整:

要具有对调整同一排档案的前后顺序的功能。

档案检索定位

要提供了档案检索功能,可根据查询的关键字对档案进行查询,在查询到所要查找的数据后,即可对档案进行定位跟踪,并通过点击查看档案目录和档案原文。

库房统计

库房统计是要提供了实时库房统计功能,可自动统计如下信息:

(1)可自动统计每个库房已存放档案总量、还可存放档案数量、库房空置率情况等,也能自动统计各库房存放档案明细情况,如档案种类、全宗、保管期限、密级等,同时还可以将各个密集架的空置情况进行自动统计汇总;


(2)系统还提供了自定义统计功能,可根据需要自定义各种条件进行分组统计,并将统计结果进行输出。

档案调阅归还

系统与原有馆藏档案综系统自动进行无缝衔接,并将有调出的档案进行自动记录,并进行显示,密集架是智能型的,还能与其进行对接,将自动将所存放档案的密集架打开,此时库房管理员直接进入提取档案即可。重复调阅时自动进行提醒。在调阅的档案归还后,密集架也会自动打开,库房管理员直接将档案放入即可,系统自动将借出标志进行恢复,以便下次进行再次调阅。

系统也要支持条码识别功能,可通过扫描枪对条码进行识别,然后自动定位需要归还的密集架,从而实现归还操作功能。

系统还会自动记录每份档案的调阅及归还情况,以便及时、动态的反应库房实体档案的调阅情况信息,并能对其进行统计。

档案盘点

仓库工作人员进行盘点作业时只需通过RFID手持设备扫描。系统自动统计扫描数量,并与系统中根据日常操作记录得出的理论数据进行差异对比,并可查看差异的库位信息。

 


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